La contabilidad para comercio electrónico puede sonar aburrida, pero la rentabilidad de su negocio depende de hacerlo bien. Así que, veamos cómo funciona todo. En este artículo profundizaremos en todos los detalles de la contabilidad y las herramientas que facilitarán el proceso.
La mayoría de los propietarios de negocios de comercio electrónico son emprendedores que preferirían hacer cualquier cosa antes que la contabilidad. Pero los emprendedores también son sabios al llevar un control del dinero que gastan en su negocio.
Sin embargo, la contabilidad para comercio electrónico es compleja, especialmente porque las marcas pueden ahora enviar productos a diferentes países con diferentes leyes y sistemas fiscales. En esta guía, explicaremos los conceptos clave y las mejores prácticas de la contabilidad para comercio electrónico, incluyendo consideraciones fiscales, sistemas de gestión de inventario, informes financieros y software de contabilidad. Así que, ¡empecemos!
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¿Qué es la contabilidad para ecommerce?
La contabilidad para comercio electrónico es la práctica de rastrear, registrar e informar las transacciones financieras de las marcas en línea, utilizando herramientas especializadas para abordar los desafíos únicos de la venta en comercio electrónico. Los negocios de comercio electrónico suelen ser bastante complicados, con transacciones realizadas en múltiples países, monedas y plataformas.
Hay muchos tipos diferentes de transacciones que necesitan ser rastreadas y reportadas, y la contabilidad para comercio electrónico es el sistema que los propietarios de negocios en línea usan para gestionar esto.
¿Por qué es importante la contabilidad para comercio electrónico?
La contabilidad para comercio electrónico es esencial porque, sin un sistema contable sólido, puede ser difícil entender la salud financiera de su negocio. Cuando las marcas comienzan, a menudo miran el saldo de su cuenta bancaria y, si hay dinero, están contentas con la salud del negocio. Pero su saldo bancario no considera cosas como el costo de los bienes vendidos, devoluciones y qué productos se están vendiendo bien o no son rentables. Sin esta información, es imposible calcular la rentabilidad general de su negocio.
El informe financiero no es la única razón por la que debe tener un buen sistema de contabilidad para comercio electrónico. Entender sus obligaciones fiscales puede ser complejo sin un sistema, especialmente si su negocio vende productos en múltiples países, provincias, estados, etc. Aunque configurar un sistema de contabilidad puede llevar tiempo, si su negocio alguna vez es auditado fiscalmente, estará muy agradecido de haber pasado tiempo organizándolo. Gestionar las finanzas de su negocio es mucho más sencillo con un buen sistema contable en su lugar.
Contabilidad para comercio electrónico vs. Contabilidad para otros negocios: ¿Cuál es la diferencia?
Llevar los libros y la contabilidad son partes de las tareas contables para comercio electrónico, pero son diferentes. Es el proceso de registrar todas sus transacciones dentro y fuera del negocio y reconciliar cada transacción para asegurarse de que se está registrando correctamente. Las transacciones incluyen cosas como ventas, reembolsos, devoluciones y gastos.
La contabilidad tiene un alcance mucho más amplio y abarca todo su historial financiero, incluidos los informes y el análisis. También incluye su cumplimiento fiscal, permitiendo a sus equipos de contabilidad y finanzas pagar la cantidad correcta de impuestos. En resumen, llevar los libros es una parte de tu proceso contable general que te permite registrar sus transacciones.
En contraste, la contabilidad es un término mucho más amplio que cubre todos los procesos financieros, informes y análisis de tu negocio. A menudo se confunden, ya que llevar los libros para comercio electrónico es el proceso diario de registrar y ver transacciones en su negocio. Esto significa que, como propietario de un negocio, generalmente usará los procesos de registro en los libros más a menudo que los procesos de contabilidad estratégica.
Métodos de contabilidad para comercio electrónico
Hay dos métodos de contabilidad para negocios de comercio electrónico: efectivo y acumulación. Al elegir un contador o un socio de software de contabilidad, debe decidir qué método usaría en su negocio. El método que elija implementar puede tener un impacto en sus impuestos sobre la renta al final del año y en cómo registra sus transacciones.
Contabilidad en base de efectivo
La contabilidad en efectivo mide esencialmente la cantidad de dinero en la cuenta bancaria. A veces este método se llama contabilidad de cuenta bancaria por esta misma razón. La forma en que funciona es que los ingresos o gastos solo se cuentan cuando el dinero ha entrado o salido de su cuenta. Por ejemplo, si vende un producto por $100, los ingresos solo se contabilizarán en su sistema cuando lleguen a su cuenta bancaria. Del lado de los gastos, puedes haber comprado 100 unidades de este producto, que costaron $10 cada una, lo que significa que tendrías un gasto de $1,000. Este $1,000 solo se contabilizará en su sistema cuando haya salido de la cuenta. Esto puede sonar como la forma más sencilla y lógica de llevar sus cuentas.
Aun así, es muy difícil hacer previsiones de rentabilidad utilizando este método, ya que no considera el costo de los bienes vendidos en cada venta, lo que dificulta prever cuántos productos necesitas vender y a qué precio para ganar dinero. La contabilidad en efectivo puede ser ideal para negocios pequeños y simples, pero para empresas complejas como los negocios de comercio electrónico, se volverá muy difícil de gestionar rápidamente.
Contabilidad en base de acumulación
La contabilidad de acumulación es más beneficiosa para la previsión, ya que incorpora el costo de los bienes vendidos y los costos de almacenamiento cuando se realiza una venta. La razón principal por la que esto es mejor para los negocios de comercio electrónico es el inventario. Por ejemplo, si haces un pedido grande de inventario, una gran suma de dinero saldrá de tu cuenta bancaria. Supongamos, por ejemplo, que el pedido fue de $10,000 por 10,000 unidades.
Con la contabilidad en efectivo, su sistema contable registrará un costo de $10,000. Esto probablemente le hará no rentable ese mes, ya que una gran cantidad ha salido de su cuenta bancaria. Esto significa que si fuera a informar sobre sus cifras, sería difícil informar con precisión cuán rentable es el negocio. Con el método de contabilidad de acumulación, el costo de cada una de las unidades solo se incurre cuando se vende un producto. Esto significa que es mucho más fácil entender cuánto dinero necesitaría gastar en un producto para asegurarse de que siempre tiene inventario.
La contabilidad de acumulación es el método preferido para la mayoría de los negocios de comercio electrónico porque ofrece una visión más precisa y realista de la salud financiera. Captura el verdadero rendimiento del negocio al alinear los ingresos y los gastos con el período al que se relacionan, permitiendo una mejor toma de decisiones empresariales y análisis financiero. Esto es particularmente importante si espera vender su negocio en el futuro, ya que los posibles compradores esperan ver informes financieros transparentes y precisos. La mayoría del software de contabilidad ayuda a soportar la contabilidad de acumulación.
Términos clave de contabilidad para comercio electrónico
Hay alguna jerga contable que debe conocer al configurar un sistema de contabilidad para comercio electrónico. Aprende los términos a continuación para ayudarle a configurar su sistema más rápido y puede impresionar a su contador.
Costo de los bienes vendidos (COGS)
El COGS son todos los costos directamente relacionados con la creación de un producto. La fórmula general es:
COGS = Inventario Inicial + Compras Durante el Período – Inventario Final
Para la mayoría de los negocios de comercio electrónico, esto incluye costos de producción, impuestos locales, envío/flete y almacenamiento. Para algunos negocios de comercio electrónico, también podrías incluir ciertas tarifas en el COGS, como informes de inspección/pruebas, diseño de productos o fotografía. Sin embargo, estos costos a veces se registran como otros gastos, como marketing.
Beneficio bruto y beneficio neto
El beneficio bruto es tus ingresos menos cualquier COGS. El beneficio neto es ingresos menos COGS menos otros costos operativos del negocio, como tarifas de Amazon, software de TI, costos de envío, seguro, costos de marketing, personal, etc.
Aquí están esas fórmulas:
Beneficio Bruto = Ingresos Totales – Costo de los Bienes Vendidos
Beneficio Neto = Ingresos Totales – Costo de los Bienes Vendidos – Gastos Operativos – Intereses – Impuestos
Impuesto al valor agregado IVA
El IVA se aplica en cada etapa de la cadena de suministro. Necesita conocer las tasas de IVA y cómo aplican a su negocio. El software de contabilidad puede ayudarle a manejar esto, y muchas herramientas de comercio electrónico pueden calcular las tasas de impuesto sobre ventas e IVA automáticamente.
Margen de beneficio y margen bruto
El margen de beneficio es el porcentaje de tus ingresos que queda después de deducir todos los costos. Se calcula con la fórmula:
Margen de Beneficio = (Beneficio Neto / Ingresos Totales) x 100
El margen bruto es similar pero solo considera el costo de los bienes vendidos, no otros costos operativos. La fórmula para el margen bruto es:
Margen Bruto = (Beneficio Bruto / Ingresos Totales) x 100
Estos márgenes son esenciales para entender la rentabilidad de su negocio. El margen bruto muestra cuán rentables son sus productos antes de considerar otros costos. El margen de beneficio neto le muestra la rentabilidad final después de todos los costos.
Costos fijos y variables
Los costos fijos son gastos que no cambian con la cantidad de productos que vende. Ejemplos incluyen el alquiler de oficinas, salarios del personal, seguros y ciertos servicios. Los costos variables cambian según la cantidad de productos que venda. Ejemplos incluyen el costo de los bienes vendidos, la tarifa por transacción, tarifas de envío y almacenamiento. Para los negocios de comercio electrónico, entender la diferencia entre costos fijos y variables es crucial para gestionar tus finanzas y planificar el crecimiento.
En el caso de los costos por transacción, puede consultar las tarifas de Tilopay. Al suscribirse a nuestros servicios, tendrá acceso completo a todas nuestras soluciones y funcionalidades, lo que incluye el uso de productos como Tilopay Link, Tilopay Checkout y Tilopay Repeat.
Además, podrá realizar pagos internacionales de manera fácil y segura, con la conveniencia de liquidar todo en su moneda local. Además, ofrecemos un panel administrativo intuitivo que le permite supervisar en tiempo real sus ganancias, transacciones y liquidaciones, proporcionándole un control completo sobre su actividad comercial.
Cash flow (flujo de caja)
El cash flow es la cantidad de dinero que entra y sale de su negocio en un período de tiempo. Es diferente a los ingresos y gastos porque considera el momento en que se recibe o paga el dinero. El cash flow es esencial para mantener su negocio operando sin problemas. Un negocio puede ser rentable pero tener problemas de cash flow si no recibe pagos a tiempo o tiene grandes desembolsos en ciertos momentos. Gestionar su cash flow le ayudará a evitar problemas financieros y asegurar que puedes pagar tus cuentas y proveedores a tiempo.
¿Necesito software de contabilidad para comercio electrónico?
Sí, definitivamente. El software de contabilidad es esencial para manejar la complejidad del comercio electrónico. Las soluciones de software automatizan muchas tareas, reducen errores y ahorran tiempo. Además, ofrecen herramientas de informes y análisis que te ayudan a tomar decisiones informadas sobre tu negocio.
Características del software de contabilidad
Al elegir un software de contabilidad para comercio electrónico, busque estas características clave:
- Integraciones con plataformas de comercio electrónico: Asegúrate de que el software se integre con las plataformas que usas, como Shopify, Amazon, eBay, etc. Esto facilita la importación automática de datos de ventas y gastos.
- Gestión de inventario: El software debe ayudarte a gestionar el inventario, registrar costos y mantener un seguimiento de las unidades vendidas.
- Automatización de impuestos: Busca software que calcule automáticamente impuestos sobre ventas e IVA y te ayude a presentar declaraciones fiscales.
- Informes financieros: El software debe ofrecer informes detallados sobre ingresos, gastos, margen de beneficio, cash flow y otros indicadores clave.
- Multi-moneda: Si vendes en múltiples países, el software debe manejar transacciones en diferentes monedas y convertir los saldos automáticamente.
En conclusión, la contabilidad para comercio electrónico es fundamental para la salud financiera de tu negocio. Aunque puede parecer compleja al principio, con las herramientas y métodos adecuados, puedes manejar tus finanzas de manera efectiva y tomar decisiones informadas que impulsarán el crecimiento de tu negocio.
